Abrechnung & Dokumente
| Datum | Nr. | Kunde | Status | Betrag |
|---|
| Datum | Beleg-Nr. | Notiz | Betrag |
|---|
| Datum | Nr. | Kunde | Status | Betrag |
|---|
| Nr. (SKU) | Kategorie | Bezeichnung | Gesamtpreis |
|---|
Neues Dokument
Neuer Beleg
Neues Produkt
Rechnungs-Einstellungen
Aufträge
Aktuelle Aufträge
| Datum / Zeit | Standort | Kunde | Mitarbeiter | Status | Aktionen |
|---|
Abgeschlossene Aufträge
| Datum / Zeit | Standort | Kunde | Mitarbeiter | Status | Aktionen |
|---|
Mitarbeiter
| Name | Standort | Status | Aktion |
|---|
Kunden
| Name | Standort | Ort | Aktion |
|---|
Kundenname
Stammdaten
Standort
Termine
| Datum | Zeit | Status | Mitarbeiter |
|---|
Gerätedaten
| Bezeichnung | Typ | Marke | Modell | Beschreibung | Aktion |
|---|
Dokumente
Auftrag Historie
Gesprächsprotokolle
Kalender (Ressourcen-Planung)
Woche ...
Termine für ...
| Datum | Zeit | Mitarbeiter | Status | Aktionen |
|---|
Die nächsten freien Termine
| Datum | Zeit | Mitarbeiter | Aktionen |
|---|
Postfach
| Datum | Name | Standort | Thema | Status | Aktionen |
|---|
Lade E-Mails...
| Absender | Betreff | Datum / Uhrzeit |
|---|
Antworten
Standorte & Preise
Standort Infos
Individuelle Hilfe & Anfahrt
Vermittlung
| Standort | Mitarbeiter | Abgeschlossene Aufträge | Provision gesamt |
|---|
Statistik
Heute
Erstellte Kalendereinträge: 0
Abgeschlossene Aufträge: 0
Gesamte Kilometer: 0 km
Gesamtumsatz: 0,00 €
Aktueller Monat
Erstellte Kalendereinträge: 0
Abgeschlossene Aufträge: 0
Gesamte Kilometer: 0 km
Gesamtumsatz: 0,00 €
Aktuelles Jahr
Erstellte Kalendereinträge: 0
Abgeschlossene Aufträge: 0
Gesamte Kilometer: 0 km
Gesamtumsatz: 0,00 €
Gefilterter Monat
Erstellte Kalendereinträge: 0
Abgeschlossene Aufträge: 0
Gesamte Kilometer: 0 km
Gesamtumsatz: 0,00 €
Einstellungen
Meine Daten
Passwort ändern
Vordefinierte Termin-Slots
Legen Sie Vorlagen für Termin-Slots an, die Sie bei der Kalender-Planung schnell auswählen können. Eine Vorlage kann einen oder mehrere Zeiträume für einen Tag enthalten.
Wartungsmodus
Zentrale Daten
Erreichbarkeit (Öffnungszeiten)
Berechtigungen (Rollen)
Legen Sie fest, welche Rolle welche Registerkarten im Menü sehen und bearbeiten darf. (Admin hat immer volle Berechtigung.)
E-Mail Vorlagen & Signatur
Textbausteine
Anleitung und Platzhalter
Hier können Sie Textbausteine für Ihre E-Mails anlegen. Die Platzhalter werden automatisch beim Einfügen in die E-Mail durch die echten Daten ersetzt.
Verfügbare Platzhalter:
[Kunden_Anrede]- z.B. "Sehr geehrter Herr Müller"[Kunden_Vorname]- Vorname des Kunden[Kunden_Nachname]- Nachname des Kunden[Mitarbeiter_Name]- Ihr Name[Termin_Datum]- Datum des Termins[Termin_Uhrzeit]- Uhrzeit des Termins[Auftrags_Beschreibung]- Die Beschreibung des Auftrags[Anzahl_Minuten]- Für Verspätungen[Neue_Uhrzeit]- Für Verspätungen[Rechnungs_Betrag]- Betrag für Rechnungen[Zahlungsziel_Datum]- Zahlungsziel[Link_zum_Google_Profil]- Link zur Google Bewertung
Beispiel:
hiermit bestätigen wir Ihren Termin am [Termin_Datum] um [Termin_Uhrzeit] Uhr.
Exporte
Hier können Sie Daten als CSV-Datei herunterladen.
Hilfe & Anleitung
Hallo und herzlich willkommen! Diese Anleitung soll dir dabei helfen, dich im Service Lotse System schnell und sicher zurechtzufinden. Hier erklären wir dir Schritt für Schritt die wichtigsten Abläufe und Funktionen.
1. Postfach (Kommunikation mit Kunden)
Das Postfach ist deine zentrale Anlaufstelle für eingehende Anfragen. Es unterteilt sich in zwei Bereiche:
- WebAnfragen: Hier landen alle Kontaktanfragen, die direkt über das Formular unserer Webseite gestellt wurden.
- E-Mail: Hier kannst du E-Mails lesen und beantworten. Je nach Berechtigung siehst du hier die zentrale Info-Adresse oder die Adresse deines Standorts.
So schreibst du Kunden eine Nachricht:
Klicke oben rechts auf "Neue E-Mail". Wähle deinen Absender und gib die E-Mail-Adresse des Kunden ein. Nutze die Textbausteine, um schnell professionelle Nachrichten zu verfassen. Wenn du auf einen Baustein klickst, werden Platzhalter (wie der Name des Kunden oder Termindaten) automatisch eingesetzt. Achte darauf, dass du solche Platzhalter vorher richtig ausgefüllt hast oder ersetze sie manuell.
2. Kalender (Deine Verfügbarkeiten & Termine)
Im Kalender verwaltest du deine Termine. Als Service-Mitarbeiter ist es wichtig, dass du hier deine Verfügbarkeiten einträgst, damit Aufträge geplant werden können.
So gibst du Termin-Slots frei:
Klicke auf den gewünschten Tag im Kalender. Es öffnet sich eine Detailansicht für diesen Tag. Klicke dort auf "+ Neuen Termin hinzufügen". Du kannst nun entweder manuell eine Uhrzeit eintragen ("Von" und "Bis") oder auf vordefinierte Termin-Slots zurückgreifen. Diese Vorlagen sparst du dir viel Zeit und kannst sie dir im Reiter "Einstellungen -> Profil" selbst anlegen.
In der Kalenderübersicht siehst du alle geplanten Termine. Wenn ein Auftrag bestätigt wurde, taucht er hier auf.
3. Kunden & Aufträge (Der komplette Workflow)
Dies ist das Herzstück des Systems. Wir unterscheiden zwischen zwei Haupt-Szenarien:
Szenario 1: Die Zentrale (Auftrag anlegen)
- Ein Neukunde ruft an. Gehe in den Reiter Kunden und lege den Neukunden mit allen Details an.
- Du kannst nun über das Icon Gesprächsprotokoll (oben rechts) ein neues Protokoll anlegen und es direkt mit dem Kunden verknüpfen.
- Gehe in den Reiter Aufträge und klicke auf "+ Neuer Auftrag".
- Wähle den zuvor angelegten Kunden, die gewünschte Leistung und den passenden Termin aus dem Kalender. Speichere den Auftrag (Status: "offen").
- Öffne nun die Auftragsdetails und klicke auf "Bestätigung anfordern". Du kannst dies per E-Mail oder WhatsApp tun.
- Das System wartet nun darauf, dass der Kunde den Link anklickt und den Termin bestätigt. Sobald das passiert, wird ein grüner Haken als Bestätigungs-Icon in der Tabelle angezeigt.
Szenario 2: Der Service-Mitarbeiter (Auftrag abwickeln)
- Du prüfst deine Liste unter Aufträge. Dort siehst du die anstehenden Einsätze.
- Öffne den Auftrag und setze den Status auf "Angenommen". Damit weiß die Zentrale, dass du den Auftrag übernimmst und zum Kunden fährst.
- Nach getaner Arbeit klickst du bei dem Auftrag auf den Stift (Bearbeiten) und änderst den Status auf "Abgeschlossen".
- Es öffnet sich die Abschluss-Maske. Hier kannst du die Arbeitszeit (bei individuellen Leistungen) oder Preise (Rabatte/Aufschläge) final anpassen.
- Klicke auf Bestätigen. Anschließend wirst du gefragt, ob der Kunde unterschreiben soll. Das Signatur-Pad öffnet sich und der Kunde kann direkt auf dem Smartphone oder Tablet unterschreiben. Der Auftrag ist nun final abgeschlossen.
Besonderheiten:
- Stammkunden direkt buchen: Legst du als Service-Mitarbeiter selbst einen Auftrag für einen deiner Stammkunden an, beeinflusst das die Vermittlungs-Provision. Da du den Kunden selbst akquiriert hast, fällt hierfür in der Regel keine Vermittlungsgebühr an die Zentrale an.
- Stornierungen: Will ein Kunde stornieren, öffne den Auftrag und setze den Status auf "Storniert". Damit wird der Kalender-Slot wieder frei.
4. Weitere Funktionen im Überblick
- Mitarbeiter: Hier werden alle Kollegen verwaltet. Neue Mitarbeiter können hier angelegt und Standorten sowie Rollen zugewiesen werden.
- Standorte & Preise: Verwaltung der Einzugsgebiete und Preisstrukturen (z.B. Fahrtkosten, Stundensätze). Wenn du Leistungen abrechnest, greift das System auf die Preise deines Standorts zurück.
- Leistungen: Alle angebotenen Dienstleistungen werden hier definiert. Sie können mit Festpreisen oder Stundenlöhnen versehen und bestimmten Standorten zugeordnet werden.
- Vermittlung: (Primär für die Zentrale) Hier siehst du eine Übersicht der abgeschlossenen Aufträge und die daraus resultierende Provision für die Vermittlung an die Service-Mitarbeiter.
- Statistik: Deine persönliche Übersicht über abgeschlossene Aufträge, gefahrene Kilometer und Umsätze. Du kannst nach Monaten und Jahren filtern.
- Einstellungen: Hier kannst du dein eigenes Profil bearbeiten, dein Passwort ändern und deine vordefinierten Termin-Slots anlegen. Personen mit entsprechenden Rechten können hier auch System-Berechtigungen und Textbausteine konfigurieren.