Das Dashboard bietet dir eine zentrale Übersicht deiner wichtigsten Aufgaben und Statistiken. Hier siehst du aktuelle Kennzahlen und hast direkten Zugriff auf offene Vorgänge.

Das Postfach ist deine zentrale Anlaufstelle für eingehende Anfragen. Es unterteilt sich in zwei wichtige Bereiche:

• Web-Anfragen: Hier landen alle Kontaktanfragen, die direkt über das Formular unserer Webseite gestellt wurden. Mit einem Klick kannst du diese als "Auftrag übernehmen".
• E-Mail: Hier kannst du E-Mails lesen und beantworten. Je nach Berechtigung siehst du hier die zentrale Info-Adresse oder die Adresse deines Standorts.

Der Menüpunkt "Abrechnung" ermöglicht dir die vollständige Verwaltung von Rechnungen, Angeboten und Belegen (Quittungen).

Der Workflow zur Dokumentenerstellung:

1. Aus Aufträgen: Wenn du einen Auftrag in der Auftragsverwaltung auf "Abgeschlossen" setzt, erscheint direkt ein Button, um eine Rechnung oder einen Beleg zu erstellen. Die Kundendaten und Leistungen werden automatisch übernommen. Tipp: Ist dem Auftrag ein Angebot verknüpft, werden automatisch die im Angebot festgelegten Preise und Positionen herangezogen.
2. Aus der Abrechnung: Klicke auf "+ Neue Rechnung" (oder Angebot/Beleg). Wähle den Kunden aus, füge Leistungen (Produkte) hinzu und generiere das Dokument.

Das Belegsystem im Detail:

• Rechnungen: Können klassisch für Kunden erstellt und als A4-PDF gedruckt werden. Wenn eine Rechnung auf "bezahlt" gesetzt wird, erstellt das System automatisch eine Quittung ("Beleg").
• Angebote: Wenn ein Angebot angenommen wird, kannst du es mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln. Neu: Angebote lassen sich jetzt direkt in der Auftragsverwaltung mit einem Auftrag verknüpfen.
• Belege (Quittungen): Eignen sich besonders für den 80mm-Bondruck. Sie fließen auch direkt in die Umsatzstatistik deines Dashboards ein!

Hier verwaltest du alle Arbeitsaufträge. Du siehst sofort, welche Aufträge noch offen, bestätigt, angenommen, abgeschlossen oder storniert sind.

Von der Anfrage bis zur Abrechnung:

Der Kalender zeigt dir deine eigenen Buchungen und freigegebenen Zeitfenster. Wenn du als Administrator angemeldet bist, kannst du auch die Termine aller anderen Mitarbeiter sehen und filtern.

Jeder Auftrag mit einem Datum taucht hier automatisch als Termin auf!

Hier legst du neue Kunden an oder bearbeitest bestehende. Jeder Kunde hat eine eigene umfassende "Kundenakte".

Was finde ich in der Kundenakte?

Wenn du auf einen Kunden in der Liste klickst, öffnet sich seine Akte mit folgenden Bereichen:

In diesem Bereich werden die grundsätzlichen Dienstleistungen definiert, die das Unternehmen anbietet. Diese Leistungen bilden die Basis für Webseiten-Anfragen und Aufträge.

Für die Abrechnung greift das System zusätzlich auf eine zentrale Produkttabelle zurück, in der detaillierte Preise, Steuersätze und Artikelarten (Produkt, Leistung, Fahrtkosten) hinterlegt sind.

Verwalte hier die einzelnen Unternehmensstandorte, Anfahrtskosten und standortspezifische Preisanpassungen für die angebotenen Leistungen.

Die Mitarbeiterverwaltung: Lege neue Zugänge an, weise ihnen Rollen und Standorte zu und setze bei Bedarf Passwörter zurück.

Überprüfe hier die abgerechneten Provisionen und Vermittlungsgebühren für externe Partner oder interne Berechnungen auf Basis der abgeschlossenen Aufträge.

Ein Auswertungsbereich, der dir auf Knopfdruck Umsätze, gefahrene Kilometer und Auftragsvolumina der letzten Monate anzeigt.

Im Bereich Finanzen hast du den vollen Überblick über das Herzstück deiner Buchhaltung. Dieser Bereich ermöglicht dir eine tiefergehende Kontrolle über deine Ausgaben und Steuerprognosen.

• Finanz-Übersicht & Einstellungen: Hinterlege deine Steuernummer und behalte den Überblick über deine Einkommensteuervorauszahlungen.
• Ausgaben & Wiederkehrende Ausgaben: Erfasse und verwalte einmalige sowie regelmäßig anfallende Kosten (z. B. Miete, Lizenzen, Reisekosten) inklusive Beleg-Upload.
• Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR): Erstelle eine tagesaktuelle Berechnungsvorschau deiner Einnahmen und Ausgaben für einen gewählten Zeitraum und exportiere diese als PDF.
• Einkommensteuerprognose (intern): Nutze das Berechnungstool für eine grobe Einschätzung der zu erwartenden Steuerlast, unter Berücksichtigung von weiteren Einkünften und Ehegattensplitting.

Diese aktuelle Seite! Hier findest du jederzeit Erklärungen und Anleitungen zu den verschiedenen Modulen des Systems, falls du mal nicht weiterweißt.

Hier definierst du systemweite Berechtigungen, verwaltest Textbausteine für E-Mails und bearbeitest grundlegende Dokument- und Standorteinstellungen (wie Bankverbindungen und Rechnungs-Fußzeilen).